(Ergänzende Ordnung zur Satzung des Jäger Corps vom 31.7.2005 i.d.F. vom 12.3.2021)
Die Finanz- und Kassenordnung regelt die Aufgaben des 1. Kassierers. Sie enthält insbesondere Angaben über das zu führende Kassenbuch, die Behandlung der Einnahmen und Ausgaben sowie die Verwahrung der Buchungsbelege.
Der 1. Kassierer hat alle Einnahmen und Ausgaben mit Belegen zu versehen und in einem Kassenbuch -getrennt nach Kalenderjahren- zu buchen. Das Kassenbuch ist monatlich abzuschließen. Eigenbelege für Ausgaben (z.B. Quittungen) sind auf das unvermeidbare zu beschränken und soweit möglich gegen Kassenbon oder Rechnungen auszutauschen. Für den bargeldlosen Zahlungsverkehr bedient sich die Gesellschaft eines Girokontos bei der Stadt-Sparkasse Düsseldorf (IBAN DE76 3005 0110 0025 0250 40). Über das dortige Kontoguthaben kann der 1. Kassierer gemeinsam mit einem weiteren unterschriftsberechtigten Vorstandsmitglied (Stand 1.04.2020: Detlef Hartmann, Ralf Linnemann, Wolfgang Plantsch) Zahlungen zu Lasten der Gesellschaft leisten. Die Durchschrift des Überweisungsträgers ist an den Rechnungsbeleg zu heften. In regelmäßigen Abständen -mindestens einmal monatlich- sind Kontoauszüge zu ziehen, die ebenfalls den Kassenbelegen beizufügen sind. Hierfür steht dem 1. Kassierer eine Sparkassenkarte zur Verfügung, die ausschließlich zum Erstellen von Kontoauszügen berechtigt. Das Guthaben des Girokontos sollte in der Regel nicht über 150.- Euro liegen. Darüber hinausgehende Guthabenbeträge sind auf eines der vorhanden Sparbücher zu überweisen, es sei denn, dass innerhalb von einem Monat bereits absehbare Zahlungen anstehen.
Das nach Kalenderjahren getrennt zu führende Kassenbuch muss enthalten:
- Laufende Nummer
- Datum der Zahlung
- Art der Zahlung
- Zahlungsleistender/Zahlungsempfänger
- Buchungskonto (1000=Barkasse, 1200=Girokonto, 1210=Sparbuch1, 1220=Sparbuch2)
- Buchungsstelle mit entsprechender Jahreszahl (z.B. Titularfest 2004, Beitrag 2004 usw.)
Werden Beträge eingenommen oder ausgezahlt, die sich aus Teilbeträgen für mehrere Buchungsstellen zusammensetzen und daher auch auf mehrere Buchungsstellen zu buchen sind, so ist zunächst der Gesamtbetrag als Einnahme oder Ausgabe zu buchen. Die entsprechenden Teilbeträge sind sodann unter gleichem Datum auf die anderen Buchungsstellen umzubuchen. Ist eine Aufteilung nicht möglich, so ist schwerpunktmäßig zu buchen.
Aktive Mitglieder zahlen Monatsbeiträge, passive Mitglieder zahlen Jahresbeiträge. Ehrenmitglieder der Gesellschaft sind vom Gesellschaftsbeitrag grundsätzlich befreit. Sie zahlen jedoch eine geringere Pauschale. Diese Pauschale beinhaltet u.a. alle an den Hauptverein abzuführenden Beitrage und Zahlungen. Die Höhe der Gesellschaftsbeiträge einschl. der an den Hauptverein abzuführenden Beiträge und Zahlungen richtet sich nach Anlage 1 dieser Ordnung. Beiträge aktiver Mitglieder sind zu Beginn des Monates fällig. Zahlt ein aktives Mitglied den gesamten Jahresbeitrag innerhalb des 1. Kalendermonats wird ihm ein einmaliger Beitragsnachlass von 10.- Euro gewährt. Der Zahlung des Beitrages passiver Mitglieder wird nach individueller Vereinbarung festgelegt. Die Vereinbarung ist schriftlich festzuhalten. Jungschützen, die sich in Schul- oder Berufsausbildung befinden zahlen die Hälfte des Beitrages für aktive Mitglieder. Aus sozialen Gründen können aktive Mitglieder zeitlich befristet eine Reduzierung des vollen Beitrages bis auf die Hälfte des Beitrages beim Kassierer beantragen. Der Kassierer kann diesem Antrag entsprechen. In diesem Fall verliert das aktive Mitglied das Recht auf alle Königsschüsse. Der Schießmeister ist vom Kassierer zu unterrichten.
Alle Mitglieder sind angehalten, ihre Beiträge pünktlich und rechtzeitig zu zahlen, damit die Kasse nicht für Zahlungen in Vorleistung treten muss. Ihnen wird empfohlen einen Dauerauftrag für die regelmäßige Beitragszahlung einzurichten. Alternativ dazu besteht die Möglichkeit, der Gesellschaft eine jederzeit widerrufliche Einzugsermächtigung für die Beitragszahlungen nach Muster der Anlage 2 zu erteilen. Macht ein Mitglied vom Lastschriftverfahren Gebrauch, sind dem 1. Kassierer rechtzeitig Änderungen in der Kontoverbindung mitzuteilen. Die Kosten und Gebühren für Rückbelastungen bei nicht ausreichendem Kontoguthaben des Mitgliedes oder wegen Änderungen in der Kontoverbindung, die der Gesellschaft nicht bekannt sind, werden zusätzlich zum fälligen Mitgliedsbeitrag erhoben. Darüber hinaus ist ein Betrag von 5.- Euro für Porto und Auslagen an die Gesellschaft zu entrichten.
Beitragszahlungen werden unabhängig vom angegebenen Verwendungszweck grundsätzlich nur auf die älteste Forderung angerechnet.
Der Kassierer ist für den Einzug der Mitgliedsbeiträge und evtl. festgelegter Umlagen verantwortlich. Er hat die Beitragszahlungen an den Hauptverein rechtzeitig abzuführen. Bei Festlichkeiten kann der Einzug evtl. Umlagen durch den Festausschuss erfolgen. Werden Beitragszahlungen an andere Vorstandsmitglieder geleistet, so sind die Beträge unverzüglich an den Kassierer weiterzuleiten.
Mindestens einmal jährlich -rechtzeitig vor Jahresabschluss- ist den Mitgliedern eine Aufstellung der gezahlten und ggf. noch offenen Beiträge auszuhändigen. Bei Vorauszahlung von Beiträgen für künftige Kalenderjahre ist ein Kassenbuch für dieses Kalenderjahr anzulegen. Der Beitrag ist aus dem aktuellen Kassenbuch in das Kassenbuch für dieses Kalenderjahr umzubuchen.
Abweichend hiervon kann der Kassierer Personenkonten für Mitglieder anlegen. Diese Personenkonten enthalten als Anfangsbestand den zu zahlenden Jahresbeitrag und feststehende Umlagen. Alle Zahlungen werden auf das jeweilige Personenkonto gebucht. Sie sind ebenfalls monatlich abzuschließen. Die Salden der Konten sind im Kassenbuch darzustellen.
Die Ausleihe, Beschaffung und der Rückkauf von Uniformteilen erfolgt im Auftrag des engeren Vorstandes durch den Kassierer, sofern aktive Mitglieder diese nicht selbst beschaffen. Über die vorhandenen Bestände wird der Kassierer durch den Inventarverwalter unterrichtet. Der Rückkauf von Uniformteilen ist nach Absprache mit dem Inventarverwalter möglich, sofern Bedarf besteht. Die Höhe des Rückkaufwertes darf die Hälfte des Wiederbeschaffungswertes nicht übersteigen. Sie ist abhängig vom Zustand und Alter des jeweiligen Uniformteiles individuell zu vereinbaren.
Auf die voraussichtlichen Kosten einer Maßnahme kann der Kassierer angemessene Vorschusszahlungen leisten. Als Maßstab hierfür dient der Jahresetat in Verbindung mit den Ist-Ausgaben des Vorjahres. Vorschüsse sind auf Verwahrkonten zu buchen. Der Vorschuss ist spätestens eine Woche nach Durchführung der Maßnahme mit dem Kassierer abzurechnen. Ggf. dann noch anfallende Zahlungen nimmt der Kassierer vor. Vorschüsse für laufende Geschäfte (z.B. Porto) sind mindestens halbjährlich abzurechnen.
Beschaffungen und Reparaturen außerhalb des Jahresetats, die voraussichtlich 50.- Euro übersteigen sind nur nach Rücksprache mit dem Kassierer oder dem 1. Hauptmann vorzunehmen.
Der 1. und 2. Hauptmann können je einmalig im Kalenderjahr frei über einen bestimmten Betrag verfügen, dessen Höhe sich aus dem Jahresetat ergibt. Die Verwendung ist durch Belege nachzuweisen.
Rechtzeitig vor Beginn des folgenden Kalenderjahres stellt der Kassierer einen Jahresetat auf, der die voraussichtlich zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben enthalten muss. Darüber hinaus muss der Jahresetat die finanziellen Verpflichtungen der aktiven und passiven Könige nach § 11 Abs. 1 der Satzung regeln. Der Jahresetat ist dem erweiterten Vorstand zur Beschlussfassung vorzulegen. Der vom Vorstand beschlossene Jahresetat ist von der Generalversammlung zu genehmigen. Zeichnet sich ab, dass unvorhergesehen Einnahmeausfälle oder Ausgaben auftreten, ist der engere Vorstand unverzüglich zu unterrichten. Bis zur Klärung der daraus resultierenden Fragen sind Ausgaben nur in Höhe von 90% der Ist-Ausgaben des Vorjahres zulässig. Ist dieser Prozentsatz bereits überschritten und sind weitere Ausgaben für einen bestimmten Zweck unaufschiebbar, sind alle anderen Zweckbestimmungen zum Ausgleich in entsprechender Höhe gesperrt.
Zahlungen bis zu 300.- Euro außerhalb des Jahresetats bedürfen der Genehmigung des engeren Vorstandes, sofern sie durch Einsparungen an anderer Stelle erwirtschaftet werden können. Sind Einsparungen nicht möglich, ist die Genehmigung der Mitgliederversammlung einzuholen.
Mindestens einmal jährlich führen die Kassenprüfer eine Kassenprüfung durch. Ihnen sind alle Rechnungsbelege, Kontoauszüge und sonstigen zahlungsrelevanten Belege zur Prüfung vorzulegen und alle erforderlichen Auskünfte zu erteilen. Ein ggf. elektronisch als Datei geführtes Kassenbuch ist zu diesem Zweck vollständig auszudrucken. Die Kassenprüfer erstatten der Generalversammlung Bericht. Sofern die Kassenbestände und Unterlagen übereinstimmen und gegenüber dem beschlossenen Jahresetat keine unbegründeten Abweichungen aufgetreten sind, bestätigen sie in ihrem Prüfungsbericht die jeweiligen Kontenstände und beantragen die Entlastung des Kassierers. Es steht ihnen frei, Vorschläge zur wirtschaftlichen Verwendung der Mittel zu machen. Bei aufgetretenen Unregelmäßigkeiten haben sie unverzüglich den 1. Hauptmann zu unterrichten.
